Şirketin antetli kağıdına şirket yetkilisi tarafından imzalanmış olmalı, vize alacak kişinin şirketteki görevi, hangi tarihlerde seyahate çıkacağı, seyahat amacı ve seyahate ait masrafların kimin tarafından karşılanacağını belirten bir dilekçe olmalıdır.